Anwendungsbeispiele aus der Praxis

Aufgabe: PDF-Dateien aus einem Lohn-Programm archivieren

Vom Lohn-Programm werden alle Dokumente, wie z.B. Lohnabrechnungen, Meldungen, im PDF-Format ausgegeben und im File-System abgelegt. Jede PDF beinhaltet eine größere Anzahl gleicher Dokumente. Diese sollen einzeln in DocuWare/DocuMatic Archiv archiviert werden. Über die Dateien existieren keinerlei Ablage-Informationen. Der Lohnprogramm-Hersteller gibt auch keine heraus.

Lösung mit dem ILS:

Der ILS überwacht das File-System mit den Lohndaten. Die Dokumenten-Typen ermittelt er anhand der Dateinamen. Für jeden Typ ist eine eigene Konfiguration zur Dokumententrennung und Verschlagwortung hinterlegt. Die Dokumente werden mittels eines (extern aufgerufenen Programms) in TIFF G4 konvertiert und einzeln in den Personal- und Verwaltungskaten abgelegt. Mehrseitige Auswertungen werden zusätzlich im PDF-Format im Archiv abgelegt.

 

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