Aufgabe: Rechnungseingangs-Management analog-digital

Beim Digitalisieren des Rechnungseingangs-Management sind verschiedene DMS-Komponenten im Einsatz: Scan-Software (DocuMatic InnoScan), Analyse-Software (DocuMatic InvoiceReader), Archiv-System (DocuWare/DocuMatic Archiv) und Workflow-System (DocuMatic JobRouter). Schließlich noch Anwender-eigene Programme wie ERP, Warenwirtschaft oder Fibu. Den reibungslosen Datenfluss zwischen den Komponenten und die notwendigen Zugriffe auf Daten und Dokumente managt der ILS.

Lösung mit dem ILS:

Der ILS verbindet alle Programme über konfigurierte Schnittstellen miteinander und liefert Informationen aus allen involvierten Quellen.

Die gescannten und analysierten Belege werden vom ILS ausgelesen und mit den extrahierten Metadaten im Archiv abgelegt. Von dort übergibt der ILS die Dokumente zusammen mit den Metadaten und der vom Archiv generierten Referenz-Nummer an das Workflow-Programm. Ein neuer Prozess „Rechnungsprüfung und -Freigabe“ wird gestartet. Die Metadaten werden um die im Zuge des Prozesses generierten Informationen ergänzt, in eine SQL-Tabelle geschrieben und zu Buchungsdaten für das/die Zielsystem(e) aufbereitet.

Optional überwacht der ILS den OP-Status der Belege in der Fibu. Sobald ein OP ausgeglichen ist, meldet er dies zeitversetzt an Workflow. Falls ein OP zwischenzeitlich z.B. wegen falscher Bankdaten wieder aufgebaut wird, bleibt der Prozess im JobRouter aktiv, ist der OP ausgeglichen wird er abgeschlossen. Die Information über den Ausgleich des OP kann zusätzlich an das Archivsystem übermittelt werden, der Dokumenten-Status dort auf „bezahlt“ gesetzt und ein virtueller Stempel auf dem Dokument angebracht werden.

Im Workflow werden sämtliche Aktionen protokolliert, mit dem letzten Schritt eine PDF zur Dokumentation erzeugt und an das jeweils betreffende Dokument im Archiv angehängt.

Die oben angeführten Komponenten aus der DocuMatic-Familie können durch beliebige andere ersetzt werden.