Aufgabe: Serverbasierte EMail-Archivierung

E-Mails müssen elektronisch archiviert werden. Neben der mitarbeiter-initiierten Archivierung am Mail-Client setzen viele Unternehmen auf eine serverbasierte Lösung. Sie wollen damit sicherstellen, dass tatsächlich alle im Unternehmen ein- und ausgehenden Mails archiviert werden und sie ein Backup besitzen.  Die Herausforderung liegt darin, dass möglichst nur aufbewahrungspflichtige Mails archiviert werden, also solche, die den Charakter von Handelsbriefen oder Belegen haben.

Lösung mit dem ILS:

Ein- und ausgehende Mails werden in ein separates Postfach kopiert. Dieses überwacht der ILS und liest die für die Verschlagwortung relevanten Daten (Absender, Empfänger, Datum, Betreff usw.) aus und legt die Mails in einem gesonderten Archiv ab. Nicht zuletzt aus Datenschutzgründen ist dieses meist nur für wenige verantwortliche Mitarbeiter zugänglich.

Um auszuschließen, dass zu viele nicht angeforderte Mails (nach Spamfilter) im Archiv landen, gleicht der ILS die Absenderdaten mit einer internen Datenbank (ERP, CRM, Outlook) ab. Dazu können sowohl die Domain wie auch die Empfängernamen ( + z.B. info@) herangezogen werden. Mails von unbekannten Absendern werden zunächst in einem zweiten Postfach zwischengelagert und nach einer definierten Zeitdauer nochmals abgeglichen. Mails von Absendern, die zwischenzeitlich in die interne Datenbank aufgenommen wurden, werden archiviert, der Rest verworfen. Dieses Verfahren kann an alle unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst werden.