E-Mails müssen elektronisch archiviert werden. Neben der mitarbeiter-initiierten Archivierung am Mail-Client setzen viele Unternehmen auf eine serverbasierte Lösung. Sie wollen damit sicherstellen, dass tatsächlich alle im Unternehmen ein- und ausgehenden Mails archiviert werden und sie ein Backup besitzen. Die Herausforderung liegt darin, dass möglichst nur aufbewahrungspflichtige Mails archiviert werden, also solche, die den Charakter von Handelsbriefen oder Belegen haben.
Beim Digitalisieren des Rechnungseingangs-Management sind verschiedene DMS-Komponenten im Einsatz: Scan-Software (DocuMatic InnoScan), Analyse-Software (DocuMatic InvoiceReader), Archiv-System (DocuWare/DocuMatic Archiv) und Workflow-System (DocuMatic JobRouter). Schließlich noch Anwender-eigene Programme wie ERP, Warenwirtschaft oder Fibu. Den reibungslosen Datenfluss zwischen den Komponenten und die notwendigen Zugriffe auf Daten und Dokumente managt der ILS.
Im Archiv abgelegten Dokumenten (Verträge) wurde bei der Ablage ein Wiedervorlagedatum zugewiesen. Sachbearbeiter sollen bei Fälligkeit per E-Mail benachrichtigt werden.
Ein vom Kunden selbst programmiertes System verwaltet PDF-Dateien in einer Datenbank. Die Dokumente sollten schrittweise in DocuWare/DocuMatic Archiv übernommen, im Zuge dessen die PDFs analysiert und in PDF/A konvertiert werden. Neue Dokumente sollen direkt im Archiv abgelegt werden.
Vom Lohn-Programm werden alle Dokumente, wie z.B. Lohnabrechnungen, Meldungen, im PDF-Format ausgegeben und im File-System abgelegt. Jede PDF beinhaltet eine größere Anzahl gleicher Dokumente. Diese sollen einzeln in DocuWare/DocuMatic Archiv archiviert werden. Über die Dateien existieren keinerlei Ablage-Informationen. Der Lohnprogramm-Hersteller gibt auch keine heraus.
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