Vorhandene Werte mit Update entfernen
Tipps und Tricks

Vorhandene Werte mit Update entfernen

Bei der Synchronisation von Stammdaten oder auch bei Nachverschlagwortungen kann es u. U. vorkommen, dass Werte in der Quelle nicht mehr vorhanden sind, die aber schon einmal im Ziel eingetragen wurden. Die Update-Aufgabe ignoriert standardmäßig Werte, die nicht vorhanden sind, da es keine Output-Variable gibt, d. h. im Ziel steht dann immer noch der vorher eingetragene Wert, auch wenn dieser in der Quelle nicht mehr vorhanden ist.

Dateiauswahl mit Platzhaltern im ILS
Tipps und Tricks

Dateiauswahl mit Platzhaltern im ILS

ILS-Jobs greifen auf bestimmte Verzeichnisse zu und wählen hier Dateien aus, welche ihrem Job entsprechen. Es kann vorkommen, dass ein ILS-Job nur bestimmte Dateien (z. B. Dateiauswahl 003*.pdf) mit einem Dateien-Event oder einer Datei-Aufgabe verarbeiten soll. Hier kann das Problem auftreten, dass Windows auch andere Dateien aus dem Verzeichnis auswählt, die nicht der Dateiauswahl entsprechen.

Aufgabe: Serverbasierte EMail-Archivierung
Anwendungsbeispiele aus der Praxis

Aufgabe: Serverbasierte EMail-Archivierung

E-Mails müssen elektronisch archiviert werden. Neben der mitarbeiter-initiierten Archivierung am Mail-Client setzen viele Unternehmen auf eine serverbasierte Lösung. Sie wollen damit sicherstellen, dass tatsächlich alle im Unternehmen ein- und ausgehenden Mails archiviert werden und sie ein Backup besitzen.  Die Herausforderung liegt darin, dass möglichst nur aufbewahrungspflichtige Mails archiviert werden, also solche, die den Charakter von Handelsbriefen oder Belegen haben.

Datatables filtern
Tipps und Tricks

Datatables filtern

Es sollen Dokumente aus Werten einer Datenbank-Tabelle nachverschlagwortet werden. Die Dokumente werden durchlaufen und zu jedem Dokument wird ein Select auf die Datenbank-Tabelle abgesetzt, um die Werte für die Verschlagwortung auszulesen.

Bei mehreren tausend Dokumenten muss jedes Mal ein neuer Select auf die Datenbank-Tabelle, in der vielleicht nur einige hundert Datensätze enthalten sind, abgesetzt werden, um die relevanten Werte zu ermitteln. Das belastet den SQL-Server und kostet Performance.

Aufgabe: Rechnungseingangs-Management analog-digital
Anwendungsbeispiele aus der Praxis

Aufgabe: Rechnungseingangs-Management analog-digital

Beim Digitalisieren des Rechnungseingangs-Management sind verschiedene DMS-Komponenten im Einsatz: Scan-Software (DocuMatic InnoScan), Analyse-Software (DocuMatic InvoiceReader), Archiv-System (DocuWare/DocuMatic Archiv) und Workflow-System (DocuMatic JobRouter). Schließlich noch Anwender-eigene Programme wie ERP, Warenwirtschaft oder Fibu. Den reibungslosen Datenfluss zwischen den Komponenten und die notwendigen Zugriffe auf Daten und Dokumente managt der ILS.

Aufgabe: Dokumenten-Übernahme und Neudaten-Archivierung aus einer Linux-Anwendung
Anwendungsbeispiele aus der Praxis

Aufgabe: Dokumenten-Übernahme und Neudaten-Archivierung aus einer Linux-Anwendung

Ein vom Kunden selbst programmiertes System verwaltet PDF-Dateien in einer Datenbank. Die Dokumente sollten schrittweise in DocuWare/DocuMatic Archiv übernommen, im Zuge dessen die PDFs analysiert und in PDF/A konvertiert werden. Neue Dokumente sollen direkt im Archiv abgelegt werden.

Aufgabe: PDF-Dateien aus einem Lohn-Programm archivieren
Anwendungsbeispiele aus der Praxis

Aufgabe: PDF-Dateien aus einem Lohn-Programm archivieren

Vom Lohn-Programm werden alle Dokumente, wie z.B. Lohnabrechnungen, Meldungen, im PDF-Format ausgegeben und im File-System abgelegt. Jede PDF beinhaltet eine größere Anzahl gleicher Dokumente. Diese sollen einzeln in DocuWare/DocuMatic Archiv archiviert werden. Über die Dateien existieren keinerlei Ablage-Informationen. Der Lohnprogramm-Hersteller gibt auch keine heraus.