ILS-Jobs greifen auf bestimmte Verzeichnisse zu und wählen hier Dateien aus, welche ihrem Job entsprechen. Es kann vorkommen, dass ein ILS-Job nur bestimmte Dateien (z. B. Dateiauswahl 003*.pdf) mit einem Dateien-Event oder einer Datei-Aufgabe verarbeiten soll. Hier kann das Problem auftreten, dass Windows auch andere Dateien aus dem Verzeichnis auswählt, die nicht der Dateiauswahl entsprechen.
Wenn in einem ILS-Job über ein Datenbank-Update in einem DocuWare-Archiv der bestehende Wert eines Feldes erneuert wird, wird dieser bei einem späteren Update über die Platform wieder mit dem vorherigen Wert überschrieben.
Es sollen aus einer Exceldatei die Datensätze von einem Tabellenblatt oder auch von mehreren Tabellenblättern mit einem ILS-Job ausgelesen und durchlaufen werden.
E-Mails müssen elektronisch archiviert werden. Neben der mitarbeiter-initiierten Archivierung am Mail-Client setzen viele Unternehmen auf eine serverbasierte Lösung. Sie wollen damit sicherstellen, dass tatsächlich alle im Unternehmen ein- und ausgehenden Mails archiviert werden und sie ein Backup besitzen. Die Herausforderung liegt darin, dass möglichst nur aufbewahrungspflichtige Mails archiviert werden, also solche, die den Charakter von Handelsbriefen oder Belegen haben.
Es sollen Dokumente aus Werten einer Datenbank-Tabelle nachverschlagwortet werden. Die Dokumente werden durchlaufen und zu jedem Dokument wird ein Select auf die Datenbank-Tabelle abgesetzt, um die Werte für die Verschlagwortung auszulesen.
Bei mehreren tausend Dokumenten muss jedes Mal ein neuer Select auf die Datenbank-Tabelle, in der vielleicht nur einige hundert Datensätze enthalten sind, abgesetzt werden, um die relevanten Werte zu ermitteln. Das belastet den SQL-Server und kostet Performance.
Beim Digitalisieren des Rechnungseingangs-Management sind verschiedene DMS-Komponenten im Einsatz: Scan-Software (DocuMatic InnoScan), Analyse-Software (DocuMatic InvoiceReader), Archiv-System (DocuWare/DocuMatic Archiv) und Workflow-System (DocuMatic JobRouter). Schließlich noch Anwender-eigene Programme wie ERP, Warenwirtschaft oder Fibu. Den reibungslosen Datenfluss zwischen den Komponenten und die notwendigen Zugriffe auf Daten und Dokumente managt der ILS.
Im Archiv abgelegten Dokumenten (Verträge) wurde bei der Ablage ein Wiedervorlagedatum zugewiesen. Sachbearbeiter sollen bei Fälligkeit per E-Mail benachrichtigt werden.
Wir nutzen Cookies auf unserer Website. Einige von ihnen sind essenziell, während andere uns helfen, diese Website und Ihre Erfahrung zu verbessern. Unter „Privatsphäre-Einstellungen“ können Sie einsehen und anpassen, welche Informationen wir über Sie speicher.
Weitere Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.